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Ninguna empresa, político o estrella de cine escapa a ese momento en el que, de repente, las cosas se complican. El caso de la presentación, hace ya unos cuantos años, de la película de Leonardo Di Caprio “Diamante de Sangre” en Madrid es un buen ejemplo de ello. El retraso de más de una hora del actor a la sesión de prensa convocada provocó el boicot de los fotógrafos negándose a sacar imágenes del acto en señal de protesta.

Dejando a un lado los imprevistos que puedan producirse, enfrentarse a una cita con los medios de comunicación debe llevar a las empresas y organizadores de este tipo de actos a evaluar, de entrada, algunas cuestiones técnicas y de contenido que eviten más de un quebradero de cabeza.

 

Cuando la técnica y los decorados juegan malas pasadas

  • Comprobar la posición de los fondos que quedan detrás de los ponentes, tanto en los puntos en los que se pueda posar de pie como en la mesa en la se realizan las intervenciones, es algo útil si se quieren evitar imágenes chistosas como la corona que adorna la cabeza de algunos ministros españoles o el rosco de Pasapalabra que preside más de una imagen que llega de la Unión Europea.
  • Los atriles y las mesas que muestran los pies de los ponentes tampoco son la mejor opción, ya que dejan al descubierto desde los nervios a flor de piel de más de uno como, en alguna ocasión, calcetines poco fotogénicos.
  • Dejar espacio para que los fotógrafos puedan realizar su trabajo de manera cómoda y fijar tiempos para la toma de imágenes. Establecer varios puntos, un pasillo frente a la mesa de las intervenciones y otro ángulo más retirado, donde puedan seguir la rueda de prensa.
  • Comprobar toda la parte técnica y llevar copia en papel por si la tecnología decide abandonar el acto.
  • Atender a la colocación de los  micrófonos por parte de los periodistas, si se carece en la sala de un emisor de señal. Los cables pueden jugar malas pasadas. Evaluar también el espacio que requiere la presencia de equipos de televisión.

De la técnica al contenido

  • Marcar una serie de titulares durante las intervenciones que refuercen el sentido por el que se ha convocado la rueda de prensa y se ajusten a lo que buscan los medios de comunicación.
  • Examinar las noticias de actualidad y, en especial, temas relacionados con el sector que, aunque ajenos a la rueda de prensa, puedan colarse en forma de pregunta.
  • Medir los tiempos de las intervenciones. Preparar un documento que se entregará a los periodistas para explicar en profundidad los asuntos tratados y en el que se recojan las cifras expuestas.
  • Comunicar a los medios de comunicación que habrá un turno de preguntas.

Y para acabar con esta lista de recomendaciones, cuidado con los retrasos, es importante ajustar las horas de las convocatorias para dar tiempo a los medios a colocar sus equipos, además de gestionar las demoras de los ponentes dando las mayores facilidades a los profesionales para que un contratiempo no paralice sus jornadas de trabajo.