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Cuando en una empresa tradicional alguien sugiere la implementación de mejores dinámicas para la gestión del tiempo suelen mirarle como a un bicho raro. Y si la empresa es provincial lo que suele pasar es que se le añada una mirada que viene a decir algo así como “Alma de cántaro, ¿dónde te crees que estás?”.

Las empresas o proyectos emprendedores que tienen una visión más amplia de la realidad suelen prestar más atención a cómo gestionar su tiempo y mejorar su productividad. Y no sólo ellos: es algo que preocupa mucho a creativos y freelance.

Es muy bonito imaginarse a Haruki Murakami o a cualquier otro escritor en su día a día. Nuestra visión es profundamente romántica y los vemos escribiendo con el sol y la luna pasando por su ventana sin perder la concentración. La realidad es que si manejan su productividad es gracias a una serie de técnicas y formas de organizar su trabajo diario que les han dado resultado. Por ejemplo, el escritor japonés cuenta en su libro “De qué hablo cuando hablo de correr” qué decisiones tomó al respecto:

…iniciamos una vida sencilla y regular en la que nos levantábamos antes de las cinco de la mañana y nos acostábamos antes de las diez de la noche [habla de él y su esposa]. La franja horaria del día en la que uno rinde más depende, por supuesto, de cada persona, pero en mi caso es de las primeras horas de la mañana. En ellas concentro mi energía y consigo terminar las tareas más importantes. En las demás horas hago deporte, despacho las tareas cotidianas y ventilo los asuntos que no precisan de demasiada concentración. Al ponerse el sol, ya no trabajo. Leo libros, escucho música, me relajo y me acuesto lo antes posible. Hasta hoy, mis días han seguido más o menos ese patrón. Y creo que, afortunadamente, en estos veinte años he desarrollado mi trabajo con bastante eficiencia”.

También es muy bonito imaginar la vida del freelance. En nuestra cabeza es alguien sin ataduras, que organiza su horario como quiere, que trabaja desde casa (¡qué mejor que no tener que ir a la oficina!, pensamos muchos) y muchas otras cosas que, aunque ciertas, no dibujan la realidad total de este perfil de trabajador. La burbuja emprendedora que se vive actualmente propicia que esta forma de trabajo se haya idealizado y no se piense en el sinfín de horas que hay que dedicarle, los desequilibrios económicos dependiendo del mes o el hecho de que “al estar en casa” todo el mundo de su entorno cree que siempre tiene disponibilidad (para lo que es recomendable aprender a decir que no)

No es fácil gestionar el propio tiempo y ser productivo o al menos no todo el mundo logra el mismo éxito en este ámbito, entre otras cosas porque el hecho de que cada uno seamos de nuestro padre y nuestra madre hace que no haya verdades axiomáticas en torno a la mejor forma de organizar y planificar nuestro trabajo diario. Ergo, hay que basarse en el famoso prueba-error, que es un método igual de válido que cualquier otro.

Lo normal es que nuestra atención esté diariamente muy cotizada: responder emails, ponernos al día en nuestro sector o área de trabajo, redes sociales, etc. A esto hay que sumar los aspectos más personales como la ropa que nos ponemos o lo que comemos. Parecen dos realidades inconexas entre sí, pero guardan relación. Los expertos proponen, por ejemplo, que reduzcamos las opciones en nuestras decisiones más mundanas para que nuestro cerebro no tenga que perder energía en cosas que no son importantes. Obama decidió que sólo usaría trajes grises y azules para no entretenerse en ello, sin ir más lejos. Igual se puede actuar en cuanto al menú del día y otras muchas pequeñas cosas que simplificar para ayudarnos a ser más productivos en nuestra jornada y en nuestro trabajo.

Hay otros ladrones del tiempo muy peligrosos: las redes sociales, las visitas de nuestro blog/web y la llamada procastrinación en torno a todo ello. Demasiado ego matará tu talento.

Una forma de conseguir nuestros objetivos a largo y corto plazo es tener en mente nuestros grandes sueños y construirnos una rutina básica diaria que seguir para poder alcanzarlos: una serie de acciones que deben desarrollarse a lo largo de la jornada para que los sueños se materialicen. Un ejemplo de ello es que un escritor se propuso escribir todos los días 1.000 palabras para alcanzar su éxito profesional. El resultado son tres libros autoeditados y un montón de ventas.

También hay situaciones diarias en las que uno no debe hacer nada, según James Altucher. Quizá no debas hacer nada cuando estás enfadado, paranoico, ansioso o cansado. Lo que hagas bajo esos estados seguramente dañe tu productividad y es mejor dejar reposar ciertas cosas.

Otras técnicas se centran en corregir o dirigir nuestras visualizaciones. Por ejemplo, si quieres aprender francés no debes verte a ti mismo hablándolo si no haciendo los ejercicios. Este cambio ayuda a la concienciación de la planificación y reduce la ansiedad.

Yorokobu ya recogió en su  número 43  un artículo sobre este tema basándose en el libro Manage your day-to-day en la que una serie de creativos revelan sus pautas de trabajo, aquellas que les han llevado a mejorar en este área. Mark McGuiness, por ejemplo, habla de realizar primero el trabajo creativo y después el reactivo (algo parecido a la rutina que se estableció Murakami). Para él nuestro objetivo profesional (como escribir una novela o desarrollar un videojuego) nunca parecerá tan importante como responder a cuatro emails que piden una contestación rápida. Tu trabajo diario debe tener un tiempo concreto de realización, tener unos bloques de horas reservados e inamovibles. A esa hora no puedes reunirte ni atender ningún otro asunto.

El artista James Victore cree que cuando escoges lo urgente en lugar de lo importante estás satisfaciendo las necesidades de otros en lugar de las tuyas.

Otra clave es no esperar a que las condiciones sean perfectas para inspirarse, ya que hacerlo es casi siempre un ejercicio de procastrinación. Necesitamos ser creativos en el caos. Así que abandona aquello de estar continuamente organizando y limpiando, quizá no sirva de mucho. Quizá sea más útil que simplemente te sientes.

Y una última, quizá la más importante:

“No pierdas nunca de vista lo que estás intentando conseguir en tu vida profesional”, Carl Newport

Éstas son sólo algunas ideas sobre cómo organizar mejor nuestro tiempo pero hay muchos métodos para encarar las distintas situaciones. Puedes empezar a aplicar las tuyas desde ya. Lo importante es seleccionar lo que es aplicable a cada caso y establecer una pauta personal basándose en la planificación y, sobre todo, una disciplina militar. Tocan la corneta. Tengo que dejar de escribir y salir a pasear con mi perro.